Etika-etika Ketika Menghadiri Mesyuarat

Mesyuarat iaitu berkumpul untuk membincangkan sesuatu adalah penting dan mesti dilakukan dalam setiap organisasi. Ada antara kita yang perlu menghadiri pelbagai mesyuarat dalam satu hari sahaja. Ada pula yang hanya berpeluang menghadiri mesyuarat sekali-sekala. Tidak kira beberapa kekerapan kita hadir dalam
mesyuarat, terdapat beberapa etika mesyuarat yang harus kita perhatikan, terutamanya jika mesyuarat-mesyuarat tersebut melibatkan para klien atau dengan pihak atasan.


Berikut adalah etika-etika yang perlu kita ketahui dan ikuti semasa menghadiri mesyuarat:

1) Maklumkan agenda mesyuarat kepada ahli-ahli terlibat
   Sebelum pelaksanaan mesyuarat, agenda berkenaan mestilah dimaklumkan kepada kesemua ahli yang terlibat agar mereka boleh membuat segala persiapan yang diperlukan. Ini penting supaya mesyuarat berjalan lancar dan sesiapa yang terlibat tidak perlu memberi penjelasan yang terperinci tentang agenda lagi, sebaliknya boleh terus masuk perbincangan.
   Salah satu cara yang efektif adalah melalui e-mel atau laman web di mana ahli-ahli mesyuarat boleh log masuk untuk mendapatkan agenda, catatan minit atau lain-lain meklumat yang penting. Ini lebih menjimatkan masa daripada membuat paggilan. Lagipun, cara ini memerlukan ahli-ahli mesyuarat log masuk untuk membuat pendaftaran sendiri, secara tidak langsung, akan memupuk rasa tanggungjawab individu-individu terhadap mesyuarat tersebut.

2) Hadir awal
   Jika mesyuarat akan bermula jam 9 pagi, maka sebaik-baiknya datang 15 minit awal. Jangan sesekali mengamalkan 'Malaysia Rubber Time', yang 15 minit lewat daripada masa sepatutnya. Kalau ada sebarang masalah atau kecemasan yang tidak boleh dielakkan maka beritahulah kepada setiausaha atau salah seorang ahli jawatankuasa untuk mulakan mesyuarat tanpa kehadiran anda.
  Adalah penting untuk setiap individu untuk menetapi masa, kerana ini salah satu tanda penghormaan antara satu sama lain. Dalam pada masa itu, sekiranya anda pula yang sentiasa menghadapi masalah kelewatan rakan sekerja dalam mesyuarat, maka adalah lebih produktif kalau isu-isu penting dibincangkan pada pertengahan dan bukannya pada awal permulaan mesyuarat.

3) Jangan sesekali menyampuk
   Ketika mesyuarat dijalankan, berilah peluang individu tertentu untuk menghabiskan pembentangannya sebelum anda tujukan soalan. Jangan sesekali menyampuk atau memberi komen pada topik-topik tertentu sebelum penceramah selesai membentang apa yang disediakan.
   Bila anda mengemukakan soalan pula, pastikan soalan tersebut masih dalam konteks perbincangan. Jangan terlalu ikut emosi dan bangkitkan perkara-perkara yang langsung tiada kena-mengena dengan topik yang tengah dibincangkan.

4) Simpankan segala bahan elektronik
   Simpanlah segala bahan elektronik yang tidak digunakan. Ini termasuklah komputer iba, telefon bimbit, tablet dan sebagainya. Jangan sesekali mencatatkan nota dengan komputer riba, kerana bunyi anda menaip amat mengganggu.
   Untuk telefon pula, pergerakan jari anda memberi tanggapan bahawa anda tidak memberi perhatian dalam mesyuarat tersebut. Sekiranya anda menjangka akan menerima panggilan daripada klien pada masa tertentu, beritahulah kepada ketua pengerusi mesyuarat terlebih dahulu, dan keluarlah dari bilik mesyuarat untuk menjawab panggilan tersebut.

5) Sentiasa tenang dan sabar
   Kadang-kala mesyuarat berlanjutan dalam tempoh masa yang panjang. Janganlah membuat pergerakan seperti bermain dengan pen, memandang ke sana-sini, menepuk atau menggoyang kaki anda dan sebagainya. Bahasa badan ini akan menyebabkan orang sekeliling anda rasa tidak selesa, dan ia memberi tanggapan yang anda mula rasa bosan. Sabarlah dan tunggu sehingga mesyuarat tamat.

6) Mulakan dengan junior dulu
   Ketika perbincangan dilaksanakan, jika ada cadangan yang hendak dikemukakan, pengerusi mesyuarat seharusnya memberi peluang pekerja paling rendah jawatan untuk bermula dahulu. Ini membuka peluang kepada kakitangan rendah menyuarakan cadangannya terlebih dahulu.
   Jika perbincangan dimulakan dengan individu-individu yang berpangkat tinggi sahaja, maka golongan muda tidak akan berani menyuarakan pandangan masing-masing.

7) Selesaikan sebarang konflik dengan segera

 Disebabkan percanggahan pendapat, makan akan timbul konflik antara ahli-ahli mesyuarat. Sekiranya berlaku situasi tegang, maka pengerusi perlu menghadapi dan menguruskan kesemua masalah dengan segera. Jangan abaikan atau ketepikan sebarang konflik yang timbul, tidak kira bertapa kecil atau besarnya masalah tersebut.

8) Ketepikan masalah peribadi
   Untuk individu yang mempunyai msalah peribadi antara satu sama lain. Semasa mesyuarat, ketepikan segala perasaan marah antara satu sama lain. Perlu diingatkan bahawa objektif utama sebarang mesyuarat adalah untuk menyelesaikan masalah. Sekiranya timbul pertikaian, kawal emosi. Jangan terlalu sensitif dan melakukan sesuatu secara terburu-buru yang mungkin dikesali kelak.